Este servicio consiste en conservar los documentos papel de su organización en nuestros depósitos, debidamente ordenados y conservados. El contenido de cada caja se ingresa en un sistema informático que permitirá una rápida ubicación y consulta del documento cuando sea necesario. Las cajas solo tienen un rotulo que indica su código y su ubicación espacial dentro de sistema de almacenaje, SIN INDICACION DE SU CONTENIDO, brindando esta técnica altísimos niveles de seguridad y confidencialidad. Cabe mencionar que las cajas pueden ser precintadas, precinto que solo nuestro cliente corta y repone, agregando seguridad y confidencialidad adicional. Este servicio de Guarda y Custodia se complementa con el servicio de consulta, que le permitirá a Ud. solicitar una caja con documentos que le será entregada en su oficina en un plazo que va de 4 hs. a 24 hs. Complementariamente ofrecemos los servicios de ordenamiento de documentación con criterios acordados, y el expurgue o destrucción de documentos que ya no es necesario conservar.

Hemos desarrollado un Sistema Informático Especial para la gestión de documentos, que contempla todas las necesidades y funcionalidades para la administración de un archivo documental. Esta implementado sobre las ultimas tecnologías de Sistemas Web y dotado con amplias medidas de seguridad y controles de acceso. Nos permite ingresar información cómodamente y ubicar los documentos en forma rápida y segura, brindando un ágil sistema de consultas. También, si así lo desean pueden contar con acceso Web a través de Browser standard o funcionar en una red local (LAN), tal como nuestro cliente lo necesite. Para ello cuenta con claves personales de acceso.
Las consultas están auditadas por el sistema y permite una perfecta trazabilidad de cada documento que se mueve.

Organización del Archivo en las oficinas de nuestros clientes. Servicio IN HOUSE. Puede ser que su organización necesite mantener documentos en su oficina (archivo vivo) y que pretenda tenerlo ordenado e informatizado. En este servicio, le podemos ofrecer el asesoramiento para el armado del archivo, las estanterías especiales, las cajas homologadas, el Sistema Informático especialmente diseñado al efecto y la capacitación y soporte al personal de su empresa. En este caso, el sistema instalado en sus oficinas funcionará idénticamente al que usamos en SDE, con los mismos niveles de confidencialidad, seguridad y acceso controlado. Como verá, la gestión de su archivo en esta modalidad es autónoma, altamente tecnificada y realizada por su propio personal, al que podemos agregar personal nuestro y auditorías periódicas para asegurar una excelente operación.

Este servicio se trata de pasar documentos papel a formato digital utilizando escáners de alta capacidad y calidad. Los documentos pueden ser documentos sueltos o en formato legajos, con múltiples fojas, a los que al momento de digitalizar se le asocian uno o varios criterios de búsqueda (a manera de ejemplo: fecha, nro de legajo, nro de documento, nro de CUIT, Nro de planilla de caja, etc.) criterios que define nuestro. Estos “documentos digitalizados” son almacenados en nuestra página Web, y accedidos desde las PC’s de nuestros clientes, utilizando un poderoso programa de búsqueda y consulta, que nosotros le proporcionamos, donde cada usuario tiene su clave propia y personal.

Lo podemos asesorar en materia de organización documental proveerle estanterías especialmente diseñadas y pensadas para la estiba y gestión de cajas con documentos, proveerle las cajas apropiadas, precintos, sistema informática y fundamentalmente, nuestra experiencia.